Cómo combatir a los ladrones de tiempo
Reuniones, el teléfono, un mensaje de WhatsApp, un correo de un amigo, otro de trabajo, un compañero que se acerca a tu mesa para comentar el último cotilleo de la oficina, etcétera. Son muchos, y cada vez más sofisticados, los ladrones de tiempo: aquellas interrupciones que alargan nuestra jornada laboral o que nos impiden terminar nuestras tareas a tiempo.
España es uno de los países de Europa con una jornada laboral más larga y, sin embargo, no somos los más productivos. La mala planificación, no saber jerarquizar las tareas o aparcarlas, el desorden y las interrupciones son, según José Manuel Casado, presidente de 2C Consulting, los principales motivos por los que los españoles perdemos tanto tiempo en el trabajo.
Los ‘okupas’ del tiempo
Paco Muro, presidente de Otto Walter, cita cinco factores que devoran el tiempo de un profesional: «Uno de ellos son los e-mails, que tienen un influjo especial que engancha. Desde que se pueden consultar a través del móvil su voracidad se ha multiplicado. También está el e-mail en copia, que ha llegado a convertirse en un ente en sí mismo, porque hay quienes se dedican a aparentar que hacen algo y mandan correos con copia a propios y extraños. Las llamadas al móvil son también tóxicas, ya que tienen un doble efecto en la eficiencia, pues no sólo consumen el tiempo que empleas en atenderlas, sino que también te sacan del foco de lo que estabas haciendo. Internet y las redes sociales son un pasatiempo increíble que hace que pierdas el tiempo sin apenas darte cuenta; y el WhatsApp es un gran adictivo».
Muro opina, sin embargo, que eso de los ladrones de tiempo «se lo inventó alguien que quería evitar responsabilidades». Según el presidente de Otto Walter no existen estos rateros del tiempo porque «nada te lo puede robar. Quien lo pierde eres tú por hacer lo que no debes». Muro prefiere llamarles okupas, pues invaden esos momentos en los que deberías estar ocupado en otras tareas.
La mensajería instantánea puede crear adicción y distraerte de tus obligaciones laborales
Se llamen como se llamen, lo cierto es que todos nos topamos cada día con quien nos quita minutos de nuestra jornada. Noelia de Lucas, directora comercial de Hays España, no sólo identifica a los recién llegados: mensajería instantánea, redes sociales o el correo en el móvil. También suma a este distinguido grupo personajes del entorno más cercano al trabajador: «Están los responsables de un equipo que no tienen los objetivos claros y nos obligan a repetir tareas o a hacer otras que no llevan a ninguna parte; otro perfil es el del superior que se reúne para todo, que dedica más tiempo del necesario a resolver cualquier asunto o pide informes y datos para casi todo, aunque apenas los utilice». De Lucas también cree que en la relación con el resto de compañeros podemos encontrar ladrones de tiempo: «Los incapaces de planificarse, los que entretienen e interrumpen y, sobre todo, aquellos que continuamente piden tu atención o tu ayuda para realizar cualquier función por simple que sea».
Identificarlos
Descubrir quién o qué te hace perder horas al día no debería ser misión imposible. Si no tienes los recursos necesarios para combatirlos por tu cuenta, Muro aconseja hablar con el jefe: «Él te guiará en la forma de actuar, te dirá con quién deberías tener más paciencia y a quién puedes ‘oficialmente’ dejar de hacer caso». Aunque si tu okupa número uno es tu jefe «espera un día adecuado y plantéale cómo trabajar mejor sin que te haga perder el tiempo».
De Lucas es más directa: Según la experta, lo esencial es aprender a decir «no», a marcar distancia. «Tus compañeros y tu productividad personal te lo agradecerán». Aunque, como recuerda Casado, si ves que el resto del equipo y tus iguales terminan sus responsabilidades a tiempo y tú no, «piensa que quizá el problema es que no sabes cuál es la mejor manera de organizar y controlar tu tiempo ni sabes priorizar tus tareas». En realidad, driblar a los ladrones de horas depende más de uno mismo que de los posibles culpables de robarte minutos de tu jornada laboral.
Combatirlos
José Manuel Casado defiende el orden y la planificación como los principales métodos para luchar contra esta falta de eficiencia. Cualquier profesional debe esforzarse por priorizar sus tareas, reservarse momentos al día para concentrarse en su trabajo y emplazar las reuniones o llamadas para ciertos momentos que no interrumpan una actividad importante.
Pero, lamentablemente tu tiempo no siempre depende de tí. Por eso mismo, Noelia de Lucas sostiene que ante un elemento desestabilizador hay que poner en marcha un plan de acción para aislarse o neutralizarlo. «En casos extremos se pueden identificar las malas prácticas y eliminarlas:desde obligar a cumplir las tareas asignadas dentro del horario marcado a prohibir reuniones o concederles un tiempo límite. Aunque también está la opción de situar al ladrón de tiempo en una tarea que le mantenga ocupado hasta el punto de no poder molestar a los demás compañeros». Muchos pensarán que la delicada situación laboral ha obligado a los profesionales a concentrarse en sus tareas para tenerlas en tiempo y forma; sin embargo, Muro asegura que está sucediendo justo lo contrario:»Los nuevos dispositivos y las nuevas tecnologías han disparado la accesibilidad a la información y la comunicación. Desde cualquier smartphone o tableta tienes el mundo en tus manos y eso ha acabado por desmadrar las ocupaciones y ha multiplicado los okupas que ahora pueden incordiar más veces, más rápido y desde más lejos».
No obstante, la crisis ha obligado a muchas empresas a ajustar sus plantillas, lo que ha empujado a que los profesionales sean más productivos y a asumir más tareas. Según De Lucas, «el hecho de que haya más trabajo y los equipos sean más pequeños obliga a no perder el tiempo y a planificarse mejor para cumplir con los plazos». Este es uno de los motivos por el que muchas empresas están empeñadas en que sus empleados cumplan sus horarios y a poner en marcha dinámicas que focalicen el trabajo en horas productivas. Estar mucho tiempo en la oficina no implica un trabajo mejor.
10 antídotos para que no te roben (de Casado)
* Actualizar por escrito tus objetivos profesionales.
* Confeccionar una lista con las actividades que tienes que hacer.
* Realizar tus tareas por orden de importancia.
* Acostumbrarse a identificar las causas que te hacen perder el tiempo.
* Tener ordenada y organizada la mesa de trabajo o el despacho.
* Retirar, al finalizar la jornada, todo el material de tu mesa; o, al menos, una vez a la semana.
* Tomar medidas para aminorar las interrupciones.
* Informar al resto del mejor momento para estar contigo. Para ello es necesario una organización previa.
* Reservar parte del día para trabajar sin que nadie te moleste.
* Respetar el tiempo de los demás.
Vía Expansión
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