7 consejos para ser más productivos en tu trabajo diario
¿Te gustaría poder finalizar todas tus tareas diarias, todos los días? Suena bien, ¿no? Claro, si das los pasos adecuados lo puedes hacer fácilmente. Cumplir con todas las tareas del día te ayudará a tener un gran día, te ayudará a estar más cerca del objetivo final que te has trazado, y te dará satisfacción. También contribuirá a alcanzar el éxito a largo plazo. Después de todo, en eso consiste el éxito: en cumplir todas tus metas y alcanzar tus objetivos.
Si quieres sentirte exitoso, y quieres cumplir cada día con las tareas que debes hacer, sigue los siguientes consejos:
1. Escribe el plan básico para cada día
Escribe un plan básico, señalando todas las cosas importantes que quieres hacer en el día. Lo puedes hacer usando una computadora, un dispositivo móvil, o de la manera tradicional con lápiz y papel. Evalúa y ponle prioridad a las actividades diarias de acuerdo a los beneficios y recompensas obtenidos al cumplirlas. Y hazlo antes de empezar tu día.
Es acerca de organizarte, es acerca de saber qué debes hacer y cómo hacerlo, es acerca de ordenar las tareas en el papel y en tu mente para que no pierdas el enfoque o quedes desorientado a mitad del día sin saber qué hacer luego.
Escribe las tareas de la mejor manera posible: específicas, medibles, alcanzables, realistas y oportunas.
No debes incluir 30 tareas que requiera cada una 2 horas para llevarse a cabo, acuérdate que sólo hay 24 horas en un día. La idea es anotar de 3 a 5 tareas muy importantes, y un par de tareas no tan importantes. Si no te alcanza el tiempo, incluso puedes delegar en otra persona la ejecución de las tareas no tan importantes.
Obviamente, planificar tu día con antelación implicar pensar y visualizar, ya que debes pronosticar cómo será tu día antes de vivirlo. Puedes incluso ir un paso hacia adelante haciendo la planificación la noche anterior.
2. Asigna tiempo para cada tarea
Luego de escribir el plan básico para el día, asigna tiempo a cada una de las tareas planteadas. Si puedes, indica cuándo comienza y cuándo termina cada una. Visualiza cuánto estimas cumplir dentro del tiempo estipulado. Hacer esto te permitirá estar en control de tu tiempo y de tu día. También te ayudará a medir tu progreso, gestionar tu tiempo de manera más efectiva, y cumplir con más cosas.
3. Haz un seguimiento meticuloso a las actividades
No es suficiente escribir el plan y asignarle tiempo a las actividades, debes hacerle un estricto seguimiento si quieres alcanzar resultados. Esto implica hacer lo que debes hacer y cuando haya que hacerlo.
La verdad es, si dejas de cumplir una tarea o tardas más en cumplirla, puedes cambiar todo el plan. Si planificaste escribir un artículo desde las 10 am hasta las 11:30 am, y a la hora de inicio prendiste tu computadora, y justo cuando estás abriendo tu procesador de palabras recibes una notificación de correo nuevo.
Así que abres tu correo para revisarlo. Y luego revisas rápidamente lo que hay de nuevo en las redes sociales, pasando por el Facebook, Twitter y tu blog favorito. Antes que te des cuenta, ya llevas media hora consumida del tiempo dedicado a escribir el artículo. Pero como es importante escribir el artículo, corres el horario de 10:30 am a 12 m, quitándole tiempo a otra actividad. Y el ciclo continúa.
Si caes en ese ciclo, asegúrate de leer el próximo punto.
4. Dale total atención a la tarea que estás ejecutando
Es fácil distraerse de las actividades durante el día, pero debes tener la fuerza de voluntad para no distraerte.
Mantenerte enfocado es importante para poder cumplir todas las tareas. Si realmente quieres cumplir con las actividades, debes darle tu total atención, concentra todo tu esfuerzo en ello, física y mentalmente.
Claramente no todos son «multitareas». A veces no se puede lograr mucho si se trata de hacer todo a la vez. Por ello a veces hay que hacer las cosas una a la vez. Si te cuesta concentrarte y te cuesta prestarle atención a las tareas, acá se presentan algunas cosas que puedes hacer:
- Crea un ambiente libre de distracciones en el que puedas trabajar
- Deshazte de los objetos a tu alrededor que pueden distraerte de tu trabajo
- Mantén una actitud mental de alerta y cuida tu salud
- Si debes tomar descansos para evitar el cansancio, hazlo.
- Mide tu progreso y vuelve al rumbo trazado cuando sientas que te estás saliendo de él.
5. Dale prioridad a las actividades que producen resultados de calidad
Para obtener los mejores resultados, debes concentrarte en cumplir con las actividades más importantes y poner en ellas tu mejor esfuerzo. Y esas actividades importantes son aquellas que te ayudarán a acercarte más a tu objetivo final. Y debes hacerlo, ya que durante el día, pueden aparecer de repente algunas actividades no tan importantes, buscando robar tu tiempo.
¿Y lo peor que puede pasar? No te das cuenta que te están robando el tiempo, sino cuando son las 5 pm, y te das cuenta que no has hecho mucho en el día.
Algunas cosas que puedes hacer para evitar a los ladrones:
- Asegúrate que todas las actividades están enfocadas en cumplir con tu objetivo final
- Desecha cualquier actividad trivial e innecesaria
- Escribe al menos 3 tareas muy importantes que quisieras cumplir en el día.
También debes estar pendiente de los ladrones del tiempo. Los ladrones del tiempo pueden ser actividades innecesarias y no importantes, redes sociales o hasta amigos que vienen a conversar. Evítalos como a la plaga.
6. Respeta los cronogramas y los horarios
No sólo debes tener cuidado en elaborar los horarios para planificar tus actividades diarias, sino que debes también respetar los horarios de los demás. Por ejemplo, si le dices a alguien que lo vas a atender a las 3 pm, si la persona llega a tiempo no la tengas esperando hasta las 4 pm. Ahora, si estás en una reunión que se alargó, trata de llamar a la persona para replanificar la cita. No dejes esperando a las personas por gusto. Ellos pudieron haber cumplido con alguna tarea útil en su trabajo en vez de esperar por ti y perder el tiempo.
Por otra parte, si te dejan esperando, haz un uso productivo del tiempo. Antes de empezar la reunión, o antes de abordar el avión, o sentado en el autobús, usa el tiempo en cumplir con alguna tarea o actividad.
Puede ser una tarea simple como responder o enviar un correo-e, hacer una llamada importante, contratar un servicio o simplemente leer. Haz una lista de tareas que puedes ejecutar en 5 o 10 minutos, listo para llevarlas a cabo en la primera oportunidad que se presente.
«No pierdas tiempo, siempre haz algo útil, desecha las acciones innecesarias» – Benjamín Franklin
7. Revisa constantemente tu lista de tareas y evalúala
Esto se hace al final del día. Escribe una lista de las cosas que cumpliste durante el día. Esto ayudará a medir tu progreso y a establecer nuevas metas. También te ayudará a reenfocarte en las tareas que faltan por ser cumplidas. Si después de evaluar tu lista no estás satisfecho con los resultados obtenidos, no te quejes. Sólo hazlo mejor al día siguiente.
Conclusión
Cumplir todas tus tareas cada día es algo que se puede hacer y te deja una gran sensación. Es importante también, porque cumplir con tus metas diarias contribuye inmensamente a alcanzar tu éxito y a alcanzar tu objetivo final. Cuando quieras tener un gran día. aplica los consejos anteriores y lo tendrás, y libre de estrés.
Traducido por Luis Castellanos de publicación en LifeHack
