10 consejos para ser más productivos y aprovechar el tiempo
El tiempo es en único recurso que tiene el ser humano, y es lo que menos se puede dar el lujo de desperdiciar.
Tomás Alva Edison
Mientras algunas personas se pueden mantener con fuerza, mantenerse enfocados y cumplir sus tareas, la gestión del tiempo es una disciplina que no todos podemos dominar. Las buenas noticias, por otro lado, son que el ser productivo para muchas personas no aparece así de la nada: implica aplicar una serie de habilidades que pueden ser practicadas y dominadas por cualquiera que se lo proponga.
Hay demasiadas teorías y estrategias para la gestión del tiempo, tantas que no sabríamos por donde empezar, donde hay unas que son más realistas que otras. Para hacerte la vida más fácil y ahorrarte tiempo, se presentan los 10 consejos y técnicas más útiles en la siguiente lista:
01. Planifica en qué gastar tu tiempo
Antes que empieces a optimizar tu tiempo, es importante saber exactamente cómo y dónde «gastas» tu tiempo durante el día. Algunas personas usan herramientas como RescueTime para registrar qué hicieron durante el día. Si no te gusta la tecnología, practica tomando conciencia acerca de tus actividades diarias y toma nota dónde encuentras las distracciones y los obstáculos. ¿Estás perdiendo tiempo procastinando en las Redes Sociales? ¿Te interrumpen tus colegas en el trabajo? ¿Te es difícil concentrarte en una hora específica del día? Estar consciente de cómo gastas tu tiempo durante el día te ayudará a gestionarlo mejor.
02. Crea listas de actividades
03. Lista de prioridades
04. Planifica el tiempo
Una vez que estableces la prioridad de las tareas, necesitas estimar cuánto tiempo te tomará cada tarea y haz un horario para poder ejecutarlas.
Estimar el tiempo necesario para cada tarea puede parecer una tarea fácil, pero es donde la gente falla más. Tenemos una tendencia de sobreestimar el tiempo necesario para las tareas cortas y subestimamos el tiempo para las tareas grandes, un fenómeno conocido como «la falacia del tiempo». Y una estimación pobre se debe más a nuestro miedo a fallar que a la poca habilidad para determinar el tiempo necesario. Por ejemplo, si esperamos hasta el último minuto para empezar una tarea, podemos enfrentar el problema de no tener suficiente tiempo para hacerla bien. Sin embargo, siempre contamos con un buen arsenal de excusas para justificar nuestra falta de tiempo.
Cuando estimemos el tiempo para cada tarea, debemos tomar en cuenta que los niveles de energía varían en el día, y ello influye en nuestra planificación. Apunta tareas difíciles cuando sabes que tu energía está al máximo, que para muchos es en la mañana. Deja las tareas rutinarias para más tarde en el día, cuando estés más cansado y distraído.
05. Limita el tiempo para responder correos-e
El volumen de correos-e que recibimos en el día a menudo puede hacer que le prestemos atención a nuestro buzón gran parte del día. A pesar de nuestras buenas intenciones, el revisar nuestro correo puede distraernos de nuestras actividades y hacer que nos salgamos del horario.
Para combatir esto, establece períodos específicos del día para revisar tu correo. Para aprovechar el tiempo de la manera más efectiva, prueba las etapas de Donaldson Feilder’s:
- Borra: lo más probable es que puedas borrar la mitad los correos que recibes
- Resuelve: si el correo es urgente, procede de una vez
- Delega: si el correo puede ser procesado mejor por otra persona, reenvíalo
- Difiere: los correos que requieren más atención, déjalos para luego, cuando puedas dedicarle más tiempo
06. Usa la tecnología para evitar la procastinación
Dado el hecho que la mayoría de nosotros trabajo usando computadores, por lo que tenemos acceso a toda una gama infinita de distracciones provenientes de internet.
John Bargh, un psicólogo social de la Universidad de Yale, realizó un estudio que señaló algunos hallazgos interesantes en cuanto a la procastinación. Mientras nos enfrascamos en tareas sencillas, como verificar las últimas actualizaciones de Twitter o Facebook, su estudio mostró que nuestros cerebros clasifican a esas tareas como «trabajo real» y nos brinda un falso sentido de cumplimiento de esas tareas. En otras palabras, nos sentimos productivos por hacer tareas nimias y sencillas con un mínimo esfuerzo mental.
Hay muchas herramientas disponibles para ayudarnos a mantenernos enfocados y resistir las tentaciones. Hay aplicaciones, como Google StayFocused, Apple’s Focusbar, y Leech Block, que permiten bloquear ciertos sitios durante horas o días específicos.
07. Hazle saber tus reglas a tus colegas
A veces, las interrupciones de los colegas son importantes pero inevitables, pero quizás quedarían mejor en otro momento. Para aprovechar mejor tu tiempo, podrías considerar usar el «método de bloqueo». Ello implica reservar un tiempo específico para trabajar sin ser interrumpido. Hazle saber eso a tus colegas, y ofréceles tu tiempo al alternar con la política de «puertas abiertas».
Al no permitir interrupciones, puedes cumplir las tareas importantes, previenes que tus colegas alteren y modifiquen tu agenda.
08. Practica decir que no
Muchos tenemos el deseo de agradarle a las personas y que nos vean como «buena gente», lo cual quiere decir que a menudo tenemos que decir «si» para complacerlos. Sin embargo, si los requerimientos son inconsistentes con tus metas y prioridades, deberías de poder decir «no». Y no tiene por qué hacerse de manera grosera o ruda: simplemente explica las razones de peso y ofrece una solución alternativa.
09. Incorpora recesos y descansos en tu día
Con pesadas cargas de trabajo, a veces sentimos la presión que nos agobia, trabajando a la hora del almuerzo y horas extras después del trabajo para cumplir lo más que se pueda.
En realidad, sin embargo, trabajar más horas no necesariamente significa trabajar más productivamente. Estudios muestran repetidamente que nuestro cerebro sólo se puede enfocar en tareas por una cantidad limitada de tiempo, y que requiere de descansos regulares para recargar sus energías.
Eso quiere decir que podrás ser más productivo si trabajas en períodos cortos de concentración, en vez de en una larga y sostenida sesión. Camina, toma un café, socializa, o medita por unos minutos. Lo importante es tomar un descanso físico y mental de tu trabajo y darle la oportunidad a tu cerebro de descansar y recargar las energías.
10. Recompénsate
Cuando haz logrado cumplir una de las tareas de tu lista, y haz hecho progreso en el camino hacia el cumplimiento de tus metas, no te olvides de darte una recompensa. Puede ser tan sencilla como darte un descanso para tomarte un café, o reunirte con tus colegas para celebrar. Todos necesitamos incentivos para mantenernos motivados, y pensar en la recompensa que nos espera hace que sea más fácil enfocarse en el trabajo.
Ya sea que incorpores todos o algunos de estos consejos en tu rutina diaria, esperamos que te ayude a manejar tu tiempo de manera más efectiva y te haga la vida un poco más fácil y llevadera.
Traducido por Luis Castellanos de publicación en Shutterstock
