Correos descorteses que envías sin saber que son descorteses
Las personas más populares, graciosas y bien educadas pueden parecer como unos tontos cuando escriben un correo electrónico (correo-e). Porque escribir un correo-e que se parezca a uno mismo es un fino arte.
Durante una conversación, vamos ajustando nuestro tono de voz, expresión facial, gestos y posturas para estar de acuerdo con el estado de ánimo del momento y de acuerdo al tema tratado. Y lo hacemos porque las personas le prestan atención más al «como» decimos las cosas, a «qué» decimos.
El correo-e desnuda la conversación. Es eficiente. Va al grano. Pero a veces puede convertir interacciones sencillas en malinterpretaciones. Sin expresiones faciales ni posturas corporales que ayudan al mensaje, las personas verán en cada palabra que escribimos un indicador de tono y ánimo.
Muchos de los errores que las personas cometen al escribir sus correos-e son completamente evitables. Se presentan algunos de los errores más comunes que se cometen hoy en día:
1. El «cc» compulsivo y el «Responder a todos»
Enviar todo el tiempo los correos-e «con copia» («cc») es una de las cosas más molestas que se puede hacer: Aunque quizás esté al mismo nivel del «Responder a todos». Si alguien te envía un correo-e a tí y a un grupo más de personas, ¿tú crees que todos necesitan recibir otro correo respondiendo «gracias»? No, no lo necesitan recibir.
El truco para saber cuando enviar un correo «con copia» a alguien es tratar a tu correo-e como si fuera una reunión en persona. Habría que preguntarnos: «¿Es necesario fulano en la reunión o ayudaría en algo el que asistiera?» Si la respuesta es no, no le hagas perder el tiempo con un correo-e.
Y el «responder a todos», no lo hagas. Aún si alguien más responde ese correo-e inicial, aumentas el fastidio al responder a todos también. Si tienes algo que decir, dirígete a la persona que envió el correo-o original, directa y privadamente, y deja que esa persona decida si el grupo debe conocer tu opinión.
También se puede usar "cco" o "bcc" (con copia oculta).
2. Un correo demasiado breve
Muy a menudo, se puede causar un conflicto con un correo-e, por la falta de correspondencia entre el esfuerzo llevado a cabo para redactar el correo-e inicial, y el esfuerzo en responder a ese correo-e. Cuando alguien escribe un párrafo detallado señalando aspectos importantes, espera que la respuesta también sea detallada. Responder con una «recibido» o «tomado en cuenta» no funciona. Sin conocer nuestra intención o el tono, las respuestas breves que ofrezcamos vendrán como respuestas apáticas o sarcásticas ante los ojos de quien lo envió inicialmente. A pesar de no ser nuestra intención.
La mejor manera de evitar ser malinterpretado al dar una respuesta breve, es compartir tu intención. Aún respondiendo con un «Estoy un poco ocupado en este momento pero leeré este mensaje apenas pueda» es mejor que un «Listo», que muchas personas pueden interpretar como indiferencia.
En estos días le envié un mensaje a mi hija felicitándola por un logro alcanzado, hablando de sus virtudes y cosas buenas y de cómo la quería tanto, para recibir al final un "ok".
3. Los mensajes con el asunto «Urgente»
Las personas que envían correos-e que dicen «Urgente» en el asunto, deberían ser bloqueados o marcados como «Spam». Aún si de verdad el correo-e es urgente, levanta el teléfono y llama a la persona para advertirle. Aún en el caso en que de verdad sea urgente, etiquetarla como tal en el asunto es innecesario y le otorga un tono negativo y fuerte al correo-e.
Hay dos consejos para evitar el «Urgente» en el asunto de los correo-e:
- Si es mejor manejar el tema mediante otro medio que no sea el correo-e, entonces hazlo. No uses el correo-e para este tema en particular.
- Si el tema debe manejarse por correo-e, la solución es usar la creatividad para usar un asunto fuerte y conciso. Después de todo, las personas revisan frecuentemente sus correos, por lo que debe ser un asunto que le llame la atención y despierte su atención.En vez de etiquetar un correo-e como «Urgente», preguntémonos si de verdad es urgente, y el por qué es urgente. La respuesta a esa pregunta podría ser el «asunto». Si un cliente necesita una respuesta para hoy mismo, usa el asunto «Cliente necesita respuesta para hoy». Eso mantiene el sentido de urgencia, sin usar un tono rudo o desesperado.
4. El Negativo
Enviar correos-e que constantemente le recuerdan a la gente lo que están haciendo mal y qué no deberían de estar haciendo, es un fastidio. Aún cuando estemos tratando de ofrecer una crítica constructiva, necesitamos evitar la negatividad en los mensajes a todo costo. Ya que las personas no pueden escuchar nuestro tono directamente, ellos leerán las connotaciones de las palabras y crearan un tono en su mente a medida que lo van leyendo. Los pesimistas se hacen más pesimistas cuando escriben un correo-e.
Cuando nos encontremos sin querer usando palabras negativas como «no lo hagas», «no puedo», «no puedes», «no deberías», debemos convertirlos en positivos. Hacer el cambio transforma todo el tono del mensaje. Por ejemplo, en vez de decir «No puedes hacer este tipo de reportes en futuras oportunidades», debemos decir «la próxima vez que hagas un reporte en el futuro, por favor …». Cuando debamos ofrecer retroalimentación negativa, no lo hagamos por correo-e. Toma el teléfono o camina hasta su oficina.
5. El Robot
Es fácil pensar que el correo-e es la manera de hacer las cosas rápidamente. Pero cuando abusas de ello y todo lo resuelves con un correo, daremos la impresión de no ser humanos. No entraríamos en la oficina de alguien para entregar un reporte sin ni siquiera saludar. Saltar directamente al asunto en cuestión pareciera ser lo más efectivo, pero deja una impresión negativa.
Para arreglar esto, sólo debemos tomar unos segundos para saludar a la persona a quien le estamos escribiendo. No hay que preguntarle a la persona cómo le fue en el fin de semana. Con un simple saludo bastaría. Esto mantiene el tono del mensaje con más respeto, que si fuera sólo trabajo.
Conclusión
Lo más difícil acerca de escribir un correo-e, es el hacer que las personas perciban nuestro mensaje de la manera en que intentamos escribirlo. Y hay que revisarlo de acuerdo con las convenciones sociales que existen hoy en día. Esto es, el que estemos dispuestos a considerar cómo se leería el mensaje desde el punto de vista del recipiente antes de apretar el botón de «enviar».
Traducido por Luis Castellanos de publicación en Monster | Imagen tomada de PixaBay
